Как учитывать годовую премию при расчете отпускных?
Вопрос аудитору
Работник идет в отпуск с 26 сентября 2025 года. Годовая премия за 2024 год была выплачена в апреле 2025 года. При этом расчетный период работник отработал не полностью (был в отпуске в марте 2025 года, брал больничные). Как учитывать годовую премию при расчете отпускных?
Порядок учета годовой премии зависит от того, начислена ли она с учетом отработанного времени или без учета этого факта.
Обоснуем ответ.
В соответствии со ст. 139 ТК РФ расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28-е (29-е) число включительно).
Порядок расчета среднего заработка для начисления отпускных и компенсаций за неиспользованный отпуск установлен Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. постановлением Правительства России от 24.04.2025 № 540 (далее – Положение № 540).
Премии и вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, учитываются независимо от времени начисления вознаграждения (п. 15 Положения № 540). Законодательство не содержит определения события, которому должна предшествовать учитываемая премия. По нашему мнению, речь идет обо всех начислениях среднего заработка в году, следующем за годом премирования, т. е. за годом, за который начислена премия (независимо от года выплаты).
Таким образом, если годовая премия начислена за 2024 год, то при предоставлении отпуска в 2025 году она должна учитываться. В том числе это касается выплаты отпускных, рассчитанных и начисленных до ее выплаты (иными словами отпускные за март должны быть пересчитаны).
Для учета годовых премий в среднем заработке действуют следующие ограничения:
• если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью или из него исключались периоды, поименованные в п. 5 Положения № 540, то премия учитывается пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде. Это правило не применяется, если премия выплачивается за фактически отработанное время;
• если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному времени, эти суммы учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм.
Таким образом, если годовая премия начислена с учетом фактически отработанного времени, то она учитывается полностью. Если же годовая премия начислена без учета фактически отработанного времени, то полностью будут учитываться премии только при расчете среднего заработка тем сотрудникам, которые отработали весь расчетный период (письмо Минздравсоцразвития России от 05.03.2008 № 535-17). При частично отработанном расчетном периоде премия должна учитываться пропорционально фактически отработанному времени.
Также в судебной практике есть мнение, что если период, за который начислена годовая премия, не совпадает с расчетным, то такая премия учитывается пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде (определение Четвертого КСОЮ от 15.05.2024 по делу № 88-13229/2024). Таким образом, если премия начислена за январь – декабрь 2024 года, то, по мнению суда, ее допустимо учитывать пропорционально во всех случаях, кроме ситуации, когда средний заработок выплачивается в январе 2025 года. Однако, по нашему мнению, это правило можно не применять для премий, начисленных с учетом отработанного времени. Кроме того, в Положении о премировании (другом локальном нормативном акте) можно закрепить иное условие.
При этом если при учете годовой премии совпадают сразу несколько оснований для ее пропорционального учета, считаем допустимым учитывать ее пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде (а не в периоде начисления)
Считаем, что целесообразно порядок выплаты премии (с учетом фактически отработанного времени или без учета этого обстоятельства) закрепить в локальном нормативном акте.